Laatst geüpdatet op mei 6, 2024
Ben jij als werkgever wel eens gevraagd om een referentie te geven over een oud werknemer? Heb je hier met (oud) werknemers afspraken over gemaakt? Over welke informatie je wel/niet mag delen?
Met de komst van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (hierna: AVG) is het voor jou als (ex-)werkgever belangrijker geworden om te weten welke gegevens je over je werknemers mag delen. Zo ook bij het verstrekken van een referentie.
Want wat als jij informatie deelt die je niet mag delen? Dan kan je zomaar schadeplichtig zijn richting je oud werknemer en kan je een boete krijgen. Lees hieronder verder om erachter te komen hoe je dit voorkomt.
Ook interessant:
- Wat kan jij als werkgever doen bij ziekteverzuim?
- Arbeidsovereenkomst: wat moet er in staan?
- Arbeidsovereenkomst bepaalde tijd
Hoe voorkom je dat je schadeplichtig wordt?
Wat kan jij als werkgever leren van deze uitspraak? Waar moet je op letten als jij als referent optreedt voor een van je oud werknemers? En waar moet je op letten wanneer je om een referentie vraagt van een potentieel nieuwe werknemer?
De meest belangrijke les die je uit de uitspraak kan trekken, is dat een sollicitant (jouw oud werknemer) toestemming heeft gegeven voor het feit dat jij als referent op mag treden.
Ontbreekt die toestemming en deel je toch informatie met derden? Dan is sprake van een overtreding van de AVG.
Maar hoe kom je erachter dat de toestemming is gegeven? Dit kun je nagaan bij jouw oud werknemer.
Wil je zeker weten dat je alleen die informatie deelt die je mag delen? Maak hier dan duidelijke afspraken over en leg deze afspraken vast in een vaststellingsovereenkomst.
Solliciteert iemand bij je en wil jij zelf referenties checken? Vraag de sollicitant dan welke personen jij mag benaderen om een referentie over hem of haar te geven.
Het meest veilige is om een sollicitant de namen van de referenten schriftelijk te laten bevestigen.
Welke informatie mag je als werkgever delen?
Zelfs als je van jouw oud werknemer een ‘carte blanche’ hebt gekregen bij het verstrekken van een referentie, mag je niet zomaar alle mogelijke informatie delen over die oud werknemer.
In een referentie geef je aan wat de aard van de arbeid en de arbeidsduur per dag of per week was, en wat de begin- en einddatum van het dienstverband was.
Ook vertel je hoe jouw oud werknemer zijn of haar werk heeft gedaan en of hij of zij aan zijn of haar verplichtingen heeft voldaan.
Tot slot vertel je hoe de arbeidsovereenkomst is geëindigd, en wanneer jij degene bent die de arbeidsovereenkomst heeft opgezegd, vertel je daarbij wat de reden daarvan is geweest.
Jouw oud werknemer moet jou uitdrukkelijk vragen om in een referentie te delen hoe hij of zij het werk heeft gedaan en hoe de arbeidsovereenkomst is geëindigd.
Is dit niet aan je gevraagd en deel je die informatie toch, dan kan jij tegenover je oud werknemer schadeplichtig zijn.
Kan ik schadeplichtig tegenover een nieuwe werkgever?
Het verstrekken van onjuiste informatie over een oud werknemer is niet toegestaan. Let er op dat je een correct beeld schetst over de sollicitant aan de potentieel nieuwe werkgever.
Doe je dit niet, en geef je opzettelijk onjuiste informatie, of houd je juist noodzakelijke informatie over een oud werknemer achter, dan kan dit betekenen dat je onzorgvuldig handelt tegenover de potentieel nieuwe werkgever.
Je kan dan aansprakelijk en daarmee schadeplichtig zijn voor de schade die de potentieel nieuwe werkgever hierdoor lijdt! Wil je eigenlijk niet als referent optreden voor een (ex-)werknemer? Weet dan dat je dit altijd kan weigeren.
Voorbeeld uit de praktijk
Het Gerechtshof Arnhem-Leeuwarden deed recent uitspraak in een rechtszaak die een docent had aangespannen tegen zijn voormalig werkgever: een school waar hij kort had gewerkt en op staande voet was ontslagen.
De docent eiste een schadevergoeding, omdat een medewerker van de school aan een potentieel nieuwe werkgever een negatieve referentie had verstrekt.
Hij vond dat de school daardoor onrechtmatig had gehandeld en schadeplichtig was. De docent had immers door de slechte referentie een nieuwe baan misgelopen naar zijn mening.
Het gerechtshof was het niet eens met de docent. De referentie die de school gaf, was inderdaad niet positief. Dit betekent echter niet dat de negatieve referentie direct onrechtmatig is en de school een schadevergoeding moet betalen.
De docent had de school zelf als referent opgegeven bij zijn potentieel nieuwe werkgever. Daarnaast had de docent geen afspraken gemaakt met de school over welke informatie wel/niet gedeeld mocht worden.
Door dit na te laten, heeft de docent de school als het ware een ‘carte blanche’ gegeven. De school mocht in beginsel zelf bepalen welke informatie ze wilden delen met de potentieel nieuwe werkgever van de docent.
Lessons learned
Wees zorgvuldig wanneer je een referentie geeft. Indien je wordt gevraagd om een referentie te geven over een oud werknemer, controleer dan altijd bij die persoon of hier toestemming voor is verleend.
Is dit het geval? Houd dan rekening met de afspraken die jij eventueel hebt gemaakt met je oud werknemer.
Bekijk welke informatie je aan de potentieel nieuwe werkgever mag en kan geven. En onthoud hierbij dat je een correct en juist beeld schetst over je oud werknemer.
We kunnen ons voorstellen dat je wellicht onrustig wordt van bovenstaande bij het verstrekken van referenties. Wil je nu even sparren met een arbeidsrecht advocaat over wat jij nu wel en niet mag?
Met Ligo kun je onbeperkt gratis telefonisch advies inwinnen bij onze arbeidsrecht specialisten. Zo weet je zeker dat jij jouw zaken juridisch goed geregeld hebt.
- Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA) - februari 28, 2024
- Essentiële contracten voor het oprichten van een BV - februari 28, 2024
- BTW-aangifte doen - februari 28, 2024
