BTW-aangifte doen

Laatst geüpdatet op maart 1, 2024

Of je nu een ervaren ondernemer bent of net begint met je zakelijke avontuur, het correct afhandelen van je btw-aangifte is een essentieel onderdeel om aan jouw fiscale verplichtingen als ondernemer voor de btw te voldoen.

Btw, of omzetbelasting, is een term die je vaak hoort, maar wat betekent het nu precies? En belangrijker nog, hoe ga je ermee om als ondernemer? In dit artikel nemen we je mee in de wereld van btw-aangiften en bieden we je een heldere, stapsgewijze uitleg die je helpt om je aangifte voor de btw efficiënt en correct af te handelen.

Wat is een btw-aangifte?

Als ondernemer voor de btw, ook wel omzetbelasting genoemd, ben je verplicht om periodiek btw-aangifte te doen bij de Belastingdienst. In deze aangifte geef je aan hoeveel btw je hebt berekend aan klanten en hoeveel btw je hebt betaald over kosten die je hebt gemaakt voor jouw onderneming.

Het gaat dus om de belasting die wordt toegevoegd bovenop goederen en diensten. Het is belangrijk om te weten dat elke ondernemer, groot of klein, met btw te maken krijgt. Doorgaans doet de ondernemer de aangifte zelf, of worden deze werkzaamheden uitbesteed aan een boekhouder of accountant.

Elk bedrijf heeft een plan

• Veilig documenten opslaan
• Geautomatiseerde juridische assistent
• 7 dagen per week support
• Onbeperkt juridische documenten templates

Bekijk de voordelen

Wanneer moet je btw-aangifte doen?

Als ondernemer ben je verplicht om periodiek btw-aangifte te doen. Dit betekent dat je op regelmatig terugkerende momenten aan de Belastingdienst doorgeeft hoeveel btw je hebt geïnd en hoeveel je hebt betaald.

In principe gebeurt dit elk kwartaal. Dit staat bekend als de kwartaalaangifte voor de btw. In onderstaande tabel zie je over welke periode je wanneer btw-aangifte moet doen, inclusief de uiterste aangifte- en betaaldatums:

Er zijn uitzonderingen op de kwartaalaangifte. In sommige gevallen kan de btw-aangifte maandelijks of jaarlijks plaatsvinden.

Maandelijkse btw-aangifte

Soms kan het zijn dat je als ondernemer de btw-aangifte maandelijks moet doen. Dit komt bijvoorbeeld voor als jouw bedrijf een hoge omzet heeft of als je regelmatig btw moet terugvragen vanwege veel zakelijke aankopen of investeringen.

Een maandelijkse aangifte voor de btw biedt de mogelijkheid om sneller btw-teruggaven te ontvangen, wat vooral gunstig kan zijn voor bedrijven die veel investeren. Als je eenmaal bent aangewezen voor maandelijkse aangifte, is het belangrijk om deze verplichting nauwkeurig na te komen.

De exacte voorwaarden en procedures voor het overschakelen naar een maandelijks aangifte schema kunnen worden gevonden op de website van de Belastingdienst of door contact op te nemen met een fiscaal adviseur.

Jaarlijkse btw-aangifte

Er zijn specifieke situaties waarin ondernemers in aanmerking komen voor jaarlijkse btw-aangifte. Dit is vaak het geval voor kleinere ondernemingen die relatief weinig btw betalen. De grens is doorgaans gesteld op een jaarlijks btw-bedrag van minder dan € 1.883.

Als je gebruikmaakt van de jaarlijkse aangifte, moet je de aangifte en de betaling uiterlijk op 31 maart van het volgende jaar indienen en voltooien. De jaarlijkse aangifte kan voordelig zijn voor kleine ondernemers omdat het de administratieve lasten vermindert.

Eerste keer btw-aangifte doen

Wanneer je jouw onderneming inschrijft in het Handelsregister van de KVK, worden je gegevens automatisch doorgegeven aan de Belastingdienst. Hierdoor hoef je jouw bedrijf niet apart aan te melden bij de Belastingdienst voor de btw-aangifte.

Na je inschrijving bij de KVK ontvang je binnen twee weken een omzetbelastingnummer en een btw-identificatienummer (btw-id) per post. Deze nummers zijn cruciaal voor je administratie en btw-aangiften, en je zult ze nodig hebben voor elke aangifte die je doet. Het is dus belangrijk om deze documenten zorgvuldig te bewaren en te gebruiken in al je zakelijke activiteiten waarbij btw een rol speelt.

Eerste btw-aangifte mogelijk op papier

In sommige gevallen kan het voorkomen dat je de eerste btw-aangifte op papier moet doen. Dit kan het geval zijn als je gegevens nog niet in het digitale btw-systeem van de Belastingdienst zijn opgenomen, bijvoorbeeld doordat je jouw onderneming pas aan het eind van een kalenderkwartaal hebt ingeschreven

Hoewel de Belastingdienst streeft naar een volledig digitaal aangifteproces, bieden ze deze optie aan om te zorgen dat ondernemers hun btw-aangifte tijdig kunnen indienen, zelfs als ze nog niet zijn opgenomen in digitale btw-systeem van de Belastingdienst.

Het papieren formulier voor de btw-aangifte wordt door de Belastingdienst per brief verstrekt en moet volledig ingevuld en op tijd teruggestuurd worden. Belangrijk is om op te merken dat dit meestal een eenmalige situatie is. Voor volgende aangiften wordt verwacht dat deze digitaal worden gedaan via het daarvoor bestemde portaal.

Hoe doe je btw-aangifte?

Als ondernemer heb je verschillende opties voor het doen van je btw-aangifte. Afhankelijk van je voorkeur en de aard van jouw onderneming, kun je kiezen uit een van de volgende drie manieren:

• Digitaal via ‘Mijn Belastingdienst Zakelijk’: dit is de meest gebruikelijke methode. Je logt in met DigiD of eHerkenning en vult de btw-aangifte vervolgens digitaal in.
• Via een boekhoudprogramma: veel boekhoudprogramma’s bieden de mogelijkheid om direct vanuit de software btw-aangifte te doen. Dit kan een efficiënte keuze zijn als de financiële administratie in zo’n programma bijhoudt.
• Door een boekhouder, accountant of administratiekantoor: voor ondernemers die hun boekhouding en administratie hebben uitbesteed bij een professional, is het belangrijk dat zij deze professioneel machtigen om de btw-aangifte door hen in te laten indienen.

Het kiezen van de juiste methode hangt af van jouw persoonlijke situatie en complexiteit van de financiële administratie. Elke methode heeft zijn eigen voordelen en kan aangepast worden aan de specifieke behoeften van jouw onderneming.

Wat heb je nodig om btw-aangifte te doen?

Om je btw-aangifte correct en volledig in te vullen, zijn er een aantal essentiële gegevens en documenten die je bij de hand moet hebben. Deze informatie zorgt ervoor dat de aangifte accuraat en conform de regels ingevuld kan worden:

• Btw-identificatienummer
• Omzetbelastingnummer
• DigiD of eHerkenning
• Verkoop- en inkoopfacturen
• Bonnetjes
• Verzekeringen
• Rittenregistratie
• Bankafschriften

Door deze gegevens zorgvuldig bij te houden en te ordenen, zorg je voor een vlotte en correcte btw-aangifte. Een goed bijgehouden administratie is de sleutel tot een succesvolle aangifte.

Tips voor het doen van de aangifte omzetbelasting

Wil je er zeker van zijn dat je de aangifte omzetbelasting op de juiste manier invult en indient bij de Belastingdienst? Houd dan de volgende tips in het achterhoofd tijdens het doen van de btw-aangifte.

1. Doe altijd op tijd aangifte

Het is cruciaal om je btw-aangifte altijd op tijd te doen. Te late aangiften kunnen leiden tot boetes of naheffingsaanslagen. Houd de deadlines goed in de gaten en plan je aangifte ruim van tevoren in.

2. Doe aangifte over het juiste tijdvak

Zorg ervoor dat je aangifte doet over het juiste tijdvak. Het tijdvak hangt af van je aangifte schema (maandelijks, per kwartaal of jaarlijks). Een onjuiste aangifte kan leiden tot correcties en mogelijk extra kosten.

3. Weet welke btw je wel en niet mag aftrekken

Let goed op welke btw je mag aftrekken. Niet alle voorbelasting is aftrekbaar, bijvoorbeeld bij representatiekosten of zakelijke etentjes. Informeer jezelf goed over de fiscale regels om fouten te voorkomen.

4. Bewaar alle bonnetjes en facturen

Een goede administratie is essentieel. Bewaar alle bonnetjes en facturen zorgvuldig. Deze documenten zijn het bewijs van je inkomsten en uitgaven en zijn noodzakelijk bij een eventuele controle van de Belastingdienst. Geen bonnetje is geen voorbelasting.

5. Ken de btw-tarieven

Wees op de hoogte van de verschillende btw-tarieven die van toepassing kunnen zijn op jouw producten of diensten. Het verkeerd toepassen van btw-tarieven kan leiden tot fouten in je aangifte.

6. Houd rekening met de btw over aanloopkosten

Bij de start van je onderneming kun je te maken krijgen met aanloopkosten. Vergeet niet dat je over deze kosten ook btw betaald en deze dus kunt terugvragen in de eerste btw-aangifte die je doet.

7. Factuurdatum en betalingsdatum

Houd rekening met de datum van de factuur, niet de betalingsdatum. Voor de btw-aangifte is de datum waarop de factuur is uitgegeven leidend.

Stel je hebt op 30 maart (1e kwartaal) een factuur verstuurd die op 15 april (2e kwartaal) wordt betaald. Deze factuur moet dan opgegeven worden in de btw-aangifte van het eerste kwartaal.

8. Btw over goederen en diensten van en naar het buitenland

Als je handelt met het buitenland, zijn er specifieke regels voor de btw. Zorg er daarom voor dat je op de hoogte bent van de regels voor leveringen en diensten van en naar het buitenland. Een belastingadviseur kan je eventueel helpen bij het correct afhandelen van de btw-aangifte als je handelt met partijen in het buitenland.

9. Buitenlandse valuta omrekenen

Bij transacties in buitenlandse valuta moet je het bedrag omrekenen naar euro’s voor je btw-aangifte. Gebruik in dat geval de wisselkoers van de datum waarop je de factuur hebt verstuurd of ontvangen voor de juiste omrekening.

10. Werkzaamheden vrijgesteld van btw

Sommige werkzaamheden zijn vrijgesteld van btw. Het is belangrijk om te weten of dit voor jouw diensten of producten geldt, aangezien dit invloed heeft op de manier waarop je de btw-aangifte moet invullen.

11. Maak gebruik van de kleineondernemersregeling (KOR)

Als kleine ondernemer kun je mogelijk gebruikmaken van de KOR, waardoor je vrijgesteld wordt van het doen van btw-aangifte. In dat geval betaal je geen btw meer en breng je ook geen btw in rekening aan klanten. Dit kan mogelijk een concurrentievoordeel opleveren. Controleer daarom of je in aanmerking komt voor de KOR en wat dit betekent voor jouw onderneming. (Lees bijvoorbeeld ons artikel over belasting voor VOF of belasting voor een BV)

Elk bedrijf heeft een plan

• Veilig documenten opslaan
• Geautomatiseerde juridische assistent
• 7 dagen per week support
• Onbeperkt juridische documenten templates

Bekijk de voordelen

Te laat aangifte doen of te laat betalen btw

Het niet tijdig doen van je btw-aangifte of het niet, te laat of te weinig betalen van de btw kan serieuze gevolgen hebben. Als je de aangifte te laat indient, kan de Belastingdienst een boete opleggen. Deze boetes kunnen oplopen en zorgen voor onnodige extra kosten voor je onderneming.

In het geval van te late betalingen, kunnen naheffingsaanslagen en rente over het verschuldigde bedrag worden opgelegd. Het is dus van groot belang om je administratie op orde te hebben en alle deadlines strikt na te leven.

Indien nodig kan je uitstel aanvragen of contact opnemen met de Belastingdienst bij onvoorziene omstandigheden om mogelijke boetes en naheffingen te voorkomen.

Btw betalen of terugkrijgen?

Na het doen van je btw-aangifte zijn er twee mogelijke uitkomsten: je moet óf btw betalen óf je krijgt btw terug. Dit hangt af van het verschil tussen de btw die je hebt geïnd van klanten en de btw die je hebt betaald aan leveranciers.

Als je meer btw hebt geïnd dan betaald, dan moet je dat verschil afdragen aan de Belastingdienst. Dit is een gebruikelijke situatie voor ondernemingen die meer verkopen dan inkopen.

Anderzijds, als je meer btw hebt betaald dan geïnd, dan heb je recht op een teruggave van de Belastingdienst. Dit kan voorkomen bij ondernemingen die veel investeren of hoge inkoopkosten hebben.

In beide gevallen is het belangrijk om de berekeningen nauwkeurig te maken en tijdig de aangifte in te dienen om te zorgen voor correcte betalingen of teruggaven van de btw.

Btw-aangifte corrigeren

Het kan voorkomen dat je een fout ontdekt in een eerdere btw-aangifte. In dat geval is het belangrijk om deze fout zo snel mogelijk te corrigeren. Dit doe je met behulp van een suppletieformulier.

Met een suppletieformulier kun je aangeven dat je in een eerdere periode te veel of te weinig btw hebt aangegeven en betaald. Het is belangrijk om deze correcties door te voeren om te voorkomen dat je te veel betaalt of juist te weinig, wat later tot naheffingen en boetes kan leiden.

Het suppletieformulier is te vinden op de website van de Belastingdienst, en het invullen ervan is een relatief eenvoudig proces. Het correct en tijdig indienen van dit formulier toont aan dat je actief je administratieve verantwoordelijkheden nakomt.

Doe eenvoudig btw-aangifte met een boekhoudprogramma

Voor startende ondernemers, maar ook voor gevestigde bedrijven, kan het gebruik van een boekhoudprogramma het proces van btw-aangifte aanzienlijk vereenvoudigen. Een boekhoudprogramma helpt je bij het bijhouden van al je financiële transacties en berekent automatisch hoeveel btw je moet betalen of terugkrijgen.

Dit bespaart tijd en vermindert ook de kans op fouten. Bovendien kun je vaak direct vanuit het programma je btw-aangifte digitaal versturen naar de Belastingdienst. Dit is niet alleen efficiënt, maar zorgt ook voor een gestroomlijnde administratie.

Als je net begint met ondernemen, kan een boekhoudprogramma je ook helpen om een beter inzicht te krijgen in je financiën en je te ondersteunen in het maken van geïnformeerde beslissingen voor jouw bedrijf.

• Over
• Laatste berichten

Wendy Bogers

CEO bij Ligo

Oprichter & CEO van Ligo. In de dagelijkse bedrijfsvoering streeft zij ernaar hoge kwaliteit juridische diensten toegankelijk te maken voor jonge tot middelgrote bedrijven. Klik op Wendy's naam om al haar artikelen te lezen of neem contact op via LinkedIn.

Laatste berichten van Wendy Bogers (alles zien)

• Algemene vergadering van Aandeelhouders (AvA) - februari 28, 2024
• Essentiële contracten voor het oprichten van een BV - februari 28, 2024
• BTW-aangifte doen - februari 28, 2024