Laatst geüpdatet op juli 3, 2023

Heb jij een werknemer in dienst die de kantjes er vanaf loopt? Komt jouw werknemer bijvoorbeeld altijd te laat? Of vertoont je werknemer grensoverschrijdend gedrag tegenover collega’s of klanten?

Zoals je misschien wel weet, kan je deze werknemer niet zomaar ontslaan. Wel kan je de werknemer een officiële waarschuwing geven, waarmee je laat weten dat je het gedrag niet zomaar accepteert.

Wanneer het gedrag van jouw werknemer niet verandert, kan jij deze brief gebruiken als je uiteindelijk overgaat tot ontslag. Maar dan moet de waarschuwingsbrief wel aan een aantal voorwaarden voldoen.

Lees hieronder meer over wat belangrijk is bij het opstellen van de officiële waarschuwingsbrief of bekijk direct een voorbeeld van een officiële waarschuwingsbrief en laat deze op maat opstellen voor jouw specifieke situatie.

Wat is een officiële waarschuwingsbrief?

Een officiële waarschuwingsbrief is een geschreven document dat door een bedrijf of organisatie wordt gebruikt om een werknemer op de hoogte stellen dat zijn of haar gedrag niet in overeenstemming is met de verwachtingen of beleidsregels van de organisatie.

Het doel van een officiële waarschuwingsbrief is om de betreffende werknemer te informeren over zijn of haar gedrag en de mogelijke consequenties als het gedrag niet verandert. Wanneer je de werknemer in de toekomst wilt kunnen ontslaan, mits het gedrag niet verandert, is het belangrijk om bewijs te verzamelen.

Je kunt een werknemer niet zomaar ontslaan aangezien je hiervoor voldoende bewijs nodig hebt. Dit verzamel je in een personeelsdossier. Voeg daarom altijd een kopie van de waarschuwingsbrief toe aan het personeelsdossier.

Door een kopie van de officiële waarschuwingsbrief toe te voegen aan het dossier, kun je aantonen wat er is gebeurd en laten zien dat jij hebt geprobeerd om het gedrag van de werknemer te veranderen.

Wat is het verschil tussen een officiële- en onofficiële waarschuwing?

Als werkgever kun je jouw werknemers regelmatig waarschuwingen of feedback geven voor kleine dingen. Bijvoorbeeld wanneer de werknemer tijdens het werk te veel met andere collega’s kletst of in een week tijd al twee keer te laat is gekomen.

Deze waarschuwingen geef je doorgaans mondeling door aan de medewerkers en neem je, anders dan een officiële waarschuwing, niet op in het personeelsdossier. Geef jij jouw werknemer regelmatig een onofficiële (mondelinge) waarschuwing? Dan kan dit een reden zijn om hem/haar een officiële waarschuwingsbrief te geven.

Wanneer geef je een officiële waarschuwingsbrief?

Je geeft meestal pas een officiële waarschuwingsbrief aan een werknemer als hij/zij ongewenst gedrag vertoont. Wat precies ongewenst gedrag is, verschilt per bedrijf. Het is met name belangrijk te bepalen welk gedrag jij voor jouw bedrijf belangrijk vindt. Dit kan je bijvoorbeeld vastleggen in een arbeidsovereenkomst of een regelement.

Tip: Zet in de arbeidsovereenkomst of een personeelsreglement welke gedragingen binnen jouw bedrijf ongeoorloofd zijn. Zo is jouw werknemer op de hoogte wanneer hij/zij een officiële waarschuwing kan krijgen.

Voorbeelden van ongewenst gedrag

Hieronder staan een aantal voorbeelden van ongewenst gedrag, die tot een officiële waarschuwing kunnen leiden.

  • Het personeelsreglement niet naleven;
  • De arbeidsovereenkomst niet naleven;
  • De functie niet goed uitvoeren;
  • Een onterechte ziekmelding;
  • Het opnemen van ongeoorloofd verlof;
  • Vervelend of grensoverschrijdend gedrag naar collega’s of klanten;
  • De eigendommen van de werkgever privé gebruiken;
  • Regelmatig te laat komen.

Herhaling van ongewenst gedrag

Een herhaling van bepaald ongewenst gedrag kan ook een reden zijn om een officiële waarschuwingsbrief te geven. De gedraging zelf hoeft hiervoor niet heel ernstig te zijn. Je wilt bijvoorbeeld je werknemer niet meteen een officiële waarschuwing geven als hij of zij één keer te laat op het werk verschijnt.

Maar komt jouw werknemer regelmatig te laat? Dan kan dit een reden zijn om een officiële waarschuwingsbrief te geven om hem/haar op de hoogte te stellen van het gedrag.

Wat staat er in een officiële waarschuwingsbrief?

In de waarschuwingsbrief of e-mail geef je aan dat je het gedrag niet accepteert en hoe de werknemer reageerde toen je hem of haar aansprak op het gedrag. Je geeft in een waarschuwingsbrief of e-mail een beschrijving van het ongewenste gedrag van jouw werknemer en de datum waarop dit is gebeurd.

Ook geef je aan dat je maatregelen neemt als de werknemer het gedrag niet aanpast. Denk hierbij aan een tweede waarschuwing, schorsing of in het ergste geval ontslag.

Heb je in een reglement of arbeidsovereenkomst regels met betrekking tot het ongewenste gedrag vastgelegd? Dan kan je hier in de waarschuwingsbrief naar verwijzen. Heb jij jouw werknemer al meerdere (on)officiële waarschuwingen gegeven? Dan kan je dat ook in de brief zetten. Daarnaast geef je aan welke sanctie geldt als het gedrag zich opnieuw voordoet.

Tip: Zorg dat de feiten kloppen voor het geval je uiteindelijk toch een van de sancties, bijvoorbeeld ontslag, moet toepassen. De werknemer kan dit namelijk aan de rechter voorleggen. De rechter zal kritisch kijken naar de redenen die je hebt opgegeven voor ontslag. Zorg dus dat je deze goed in je waarschuwingsbrief hebt opgenomen.

Weet jij nog niet zo goed hoe jij jouw officiële waarschuwingsbrief vorm moet geven? Geen probleem! Bij Ligo kan je namelijk eenvoudig en al binnen een paar minuten een officiële waarschuwingsbrief op maat opstellen.

Wat gebeurt er nadat ik een officiële waarschuwing heb gegeven?

Nadat jij als werkgever je werknemer een officiële schriftelijke waarschuwing hebt gegeven, kunnen er verschillende strafmaatregelen volgen. Deze maatregelen worden ook wel disciplinaire maatregelen genoemd.

Verandert de werknemer niets aan zijn of haar ongewenste gedrag? Dan kan je ervoor kiezen om hem of haar opnieuw een officiële waarschuwing te geven. Vind jij dat jouw werknemer zijn laatste officiële waarschuwing al wel heeft gehad? Of denk je dat een extra waarschuwing niet zal werken? Dan kan je ook kiezen voor zwaardere sancties zoals, een schorsing of zelfs ontslag.

Is een officiële waarschuwingsbrief genoeg voor ontslag?

Voor een ontslag is één officiële waarschuwing nooit genoeg. In sommige gevallen zijn zelfs meerdere officiële waarschuwingen niet genoeg. Veel werkgevers denken dat ze na drie officiële waarschuwingen hun werknemer altijd mogen ontslaan. Dit is echter niet het geval.

In sommige situaties volstaan drie officiële waarschuwingen niet. Dit is bijvoorbeeld het geval wanneer er een lange tijd tussen de verschillende waarschuwingen zit. Of wanneer de waarschuwingen voor verschillende gedragingen zijn gegeven.

Toch is het voor een ontslag erg belangrijk om jouw werknemer officiële waarschuwingen te geven. De verschillende officiële waarschuwingsbrieven en een eventuele schorsing vormen namelijk wel een belangrijk onderdeel van het dossier.

Tip: Wil jij meer weten over het ontslaan van werknemers? We hebben hier een informatief artikel over geschreven. Hierin leggen we uit op welke manieren je een werknemer kunt ontslaan en waar je rekening mee dient houden.

Mag mijn werknemer reageren op de officiële waarschuwing?

De werknemer, die een officiële waarschuwing heeft gekregen, mag hierop reageren. Zo mag de werknemer bijvoorbeeld aangeven dat hij of zij het niet eens is met de waarschuwing of een verklaring geven voor zijn of haar gedrag of overtreding.

Ook kan de werknemer jou vragen om de reactie in het personeelsdossier op te nemen. Zo voorkomt de werknemer dat zijn dossier enkel de negatieve punten en waarschuwingen van jou als werkgever bevat. Dit wordt ook wel een ‘eenzijdig negatief personeelsdossier’ genoemd.

Mag ik een officiële waarschuwing mondeling geven?

Een officiële waarschuwing mag mondeling worden gegeven. Het is alleen wel erg verstandig, voor het bewijs, deze mondelinge waarschuwing vervolgens ook schriftelijk te geven of sturen.

Dit kan op papier, maar mag ook per e-mail. Hierbij is het belangrijk dat de werknemer de officiële waarschuwingsbrief ook daadwerkelijk heeft gezien. Vraag daarom ook altijd om een leesbevestiging.

Hoe lang is een officiële waarschuwingsbrief geldig?

Een officiële waarschuwing kan je in principe altijd in het personeelsdossier houden. Als je een officiële waarschuwing hebt gegeven, hoef je deze niet na een bepaalde tijd uit het dossier van de werknemer te verwijderen. Je kan wel met de werknemer afspreken om dit te doen.

Houd er wel rekening mee dat de waarschuwing naar verloop van tijd minder sterk als bewijs geldt. Dit is zeker het geval wanneer de werknemer geen ongewenste gedragingen meer vertoont waar eerder een officiële waarschuwing is gegeven.

Heb jij jouw werknemer bijvoorbeeld twee jaar geleden een officiële waarschuwing gegeven voor een onterechte ziekmelding of vaak te laat komen? En heeft deze zich daarna altijd keurig gedragen? Dan kan je nauwelijks nog iets met deze waarschuwing bewijzen.

Telefonisch overleggen over jouw situatie?

Wat kost een officiële waarschuwingsbrief?

De kosten voor een officiële waarschuwingsbrief bij Ligo bedraagt € 9,-. Je kan echter ook voor het Ligo Plan kiezen: hiermee betaal je € 9,- per maand en kan je elke maand één contract maken én onbeperkt digitaal laten ondertekenen.

Aan het maken van een officiële waarschuwingsbrief zijn regels en voorwaarden verbonden. Bij ons kan je een officiële waarschuwingsbrief op maat laten maken. Het enige wat jij hoeft te doen is een vragenlijst invullen.

Britt Beumer
Laatste berichten van Britt Beumer (alles zien)