Laatst geüpdatet op maart 1, 2024

Het verwerkingsregister is een essentieel onderdeel van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), en dient als een soort logboek voor bedrijven en organisaties die persoonsgegevens verwerken.

In plaats van het melden van gegevensverwerking aan de Autoriteit Persoonsgegevens, zoals eerder vereist onder de Wet Bescherming Persoonsgegevens (Wbp), is nu het bijhouden van een verwerkingsregister verplicht voor diverse organisaties.

Een verwerkingsregister helpt bij het overzichtelijk en transparant houden van informatie over hoe persoonsgegevens worden gebruikt. Dit is niet alleen belangrijk om te voldoen aan de wettelijke eisen, maar ook om vertrouwen te wekken bij klanten en partners. Het laat zien dat een organisatie de privacy serieus neemt en zorgvuldig omgaat met persoonsgegevens.

Wat is een verwerkingsregister?

Het verwerkingsregister, formeel bekend als “Register van de verwerkingsactiviteiten” volgens Artikel 30 van de AVG, is in feite een gedetailleerd overzicht van alle persoonsgegevens die een organisatie verwerkt en waarom zij dit doen. Dit overzicht is cruciaal voor het managen en documenteren van de wijze waarop er met persoonsgegevens wordt omgegaan.

In het verwerkingsregister worden diverse elementen opgenomen zoals de doeleinden van de gegevensverwerking, categorieën van betrokken personen, soorten persoonsgegevens die worden verwerkt, ontvangers van de gegevens, bewaartermijnen, en de genomen beveiligingsmaatregelen. Dit alles draagt bij aan een helder en gestructureerd beeld van hoe een organisatie met persoonsgegevens omgaat.

Elk bedrijf heeft een plan

  • Veilig documenten opslaan
  • Geautomatiseerde juridische assistent
  • 7 dagen per week support
  • Onbeperkt juridische documenten templates
Bekijk de voordelen

Is het bijhouden van een verwerkingsregister verplicht?

Het bijhouden van een verwerkingsregister is niet slechts een goede praktijk, maar in sommige gevallen ook een verplichting onder de AVG-privacywet. Of jouw organisatie verplicht is om een verwerkingsregister bij te houden hangt af van de soort gegevens die een organisatie verwerkt en de omvang van de organisatie.

Het doel van deze verplichting is om organisaties verantwoordelijk te maken voor de gegevens die zij verwerken en om de privacy van individuen te beschermen. In de volgende sectie wordt uitgelegd in welke situaties het bijhouden van een verwerkingsregister specifiek verplicht is.

Wanneer is een verwerkingsregister verplicht?

Het bijhouden van een verwerkingsregister is in bepaalde situaties verplicht voor organisaties. Deze verplichting is afhankelijk van verschillende factoren die te maken hebben met de omvang van de organisatie en de aard van de gegevensverwerking.

  • Als er meer dan 250 mensen in een organisatie werken, is het bijhouden van een verwerkingsregister verplicht.
  • Als er minder dan 250 mensen in een organisatie werken, is het bijhouden van een verwerkingsregister niet verplicht.

Hoewel een organisatie met minder dan 250 werknemers geen verwerkingsregister hoeft bij te houden, ben je in de volgende situaties altijd verplicht om een verwerkingsregister op te stellen en bij te houden, ongeacht het aantal werknemers van de organisatie:

  • De organisatie verwerkt regelmatig persoonsgegevens.
  • De organisatie verwerkt persoonsgegevens waarvan de verwerking een hoog risico met zich meebrengt voor de rechten van betrokkenen.
  • De organisatie verwerkt bijzondere persoonsgegevens, zoals gegevens over iemands etnische afkomst, politieke opvattingen, religieuze overtuigingen, seksuele geaardheid of gezondheid.

Deze richtlijnen zorgen ervoor dat organisaties die gevoelige of omvangrijke persoonsgegevens verwerken, extra aandacht besteden aan de veiligheid en privacy van deze gegevens.

De ‘verwerker’ moet ook een verwerkingsregister bijhouden

In de context van de AVG is de ‘verwerker’ een persoon of organisatie die persoonsgegevens verwerkt in opdracht van een andere organisatie. De organisatie die het verwerken van persoonsgegevens uitbesteed blijft in dat geval verwerkingsverantwoordelijke. Toch is het belangrijk om te weten dat verwerkers ook een aantal verantwoordelijkheden hebben, waaronder het bijhouden van een verwerkingsregister.

Dit betekent dat als jouw organisatie optreedt als verwerker van persoonsgegevens voor een andere organisatie, je eveneens moet documenteren wat voor soort gegevens en waarom deze gegevens worden verwerkt.

Door deze verplichting wordt gewaarborgd dat alle partijen die betrokken zijn bij de verwerking van persoonsgegevens, ongeacht hun rol in het proces, zich houden aan de AVG-richtlijnen en de privacy van de betrokkenen serieus nemen.

4,6 | 1.001 reviews

9,6 | 346 reviews

10 | Dutch Legal Tech

Elk bedrijf heeft een plan

  • Veilig documenten opslaan
  • Geautomatiseerde juridische assistent
  • 7 dagen per week support
  • Onbeperkt juridische documenten templates
Bekijk de voordelen

Wat moet er in verwerkingsregister staan?

Het verwerkingsregister is niet zomaar een document; het moet specifieke en essentiële informatie bevatten over de verwerking van persoonsgegevens. Dit omvat voornamelijk de aard van de persoonsgegevens en het doel waarom deze gegevens worden verwerkt.

Sommige onderdelen zijn wettelijk verplicht, andere zijn specifiek vereist in bepaalde situaties, en sommige zijn optioneel maar wel aanbevolen om op te nemen. Hieronder behandelen we de verschillende elementen die in een verwerkingsregister opgenomen moeten worden.

Verplichte onderdelen

In een verwerkingsregister zijn bepaalde onderdelen wettelijk verplicht om op te nemen. Deze verplichte onderdelen zorgen ervoor dat een organisatie een volledig en transparant beeld geeft van hoe zij met persoonsgegevens omgaan. Zo moet een verwerkingsregister in ieder geval de volgende onderdelen bevatten:

Wie is de verwerkingsverantwoordelijke?

De verwerkingsverantwoordelijke is de organisatie of persoon die bepaalt hoe en waarom persoonsgegevens worden verwerkt. Dit onderdeel van het verwerkingsregister moet duidelijke informatie bevatten over wie deze verantwoordelijke is, inclusief naam en contactgegevens.

Voor een bedrijf betekent dit het opnemen van de officiële bedrijfsnaam, het adres, en contactgegevens van de persoon of afdeling die verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking. Deze informatie is cruciaal voor transparantie en voor het geval betrokkenen of toezichthouders contact willen opnemen.

Wie zijn de betrokkenen?

Dit onderdeel beschrijft de categorieën van personen wiens gegevens worden verwerkt. Voorbeelden van betrokkenen kunnen zijn klanten, werknemers, leveranciers, of bezoekers van een website.

Door deze categorieën duidelijk te definiëren, toont een organisatie aan dat het bewust is van wie potentieel wordt beïnvloed door hun gegevensverwerking. Het helpt ook om de reikwijdte van de verwerking te bepalen en te zorgen voor passende beschermingsmaatregelen.

Wat is het doel van de verwerking?

Het doel van de verwerking beschrijft waarom de organisatie persoonsgegevens verzamelt en verwerkt. Dit kan variëren van klantmanagement, personeelsadministratie tot marketingdoeleinden.

Een duidelijke omschrijving van het doel helpt bij het waarborgen van de transparantie en zorgt ervoor dat de verwerking van gegevens rechtmatig en doelgericht is. Het vermelden van het doel helpt ook om te beoordelen of de verwerking proportioneel en noodzakelijk is voor de aangegeven doeleinden.

Wie zijn de ontvangers?

In dit deel van het verwerkingsregister worden de categorieën van ontvangers vermeld die toegang hebben tot de persoonsgegevens. Ontvangers kunnen interne afdelingen binnen de organisatie zijn, maar ook externe partijen zoals verwerkers, partners, of overheidsinstanties.

Door de ontvangers te specificeren, geeft een organisatie aan met wie zij persoonsgegevens deelt en waarom dit gebeurt, wat essentieel is voor de bescherming van de privacy van de betrokkenen.

Verplichte onderdelen in specifieke situaties

In bepaalde situaties zijn er extra verplichte onderdelen die in een verwerkingsregister moeten worden opgenomen. Deze situaties zijn vaak afhankelijk van de aard en de schaal van de verwerking van persoonsgegevens. Hieronder lichten we de specifieke verplichte onderdelen nader toe:

Hoelang worden gegevens bewaard?

De bewaartermijn van persoonsgegevens is een cruciaal aspect van gegevensbeheer. In het verwerkingsregister moet worden vastgelegd hoe lang gegevens worden bewaard.

Deze termijn moet gebaseerd zijn op de wettelijke vereisten of op de noodzaak voor het behalen van het verwerkingsdoel. Een duidelijke bewaartermijn helpt bij het waarborgen van gegevens minimalisatie en privacybescherming.

Hoe worden de persoonsgegevens beveiligd en beschermd?

De beschrijving van beveiligingsmaatregelen is een essentieel onderdeel van het verwerkingsregister. Dit omvat de technische en organisatorische maatregelen die genomen zijn om persoonsgegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang, verlies of vernietiging.

Het vermelden van beveiligingsmaatregelen toont aan dat de organisatie actief werkt aan het beschermen van de privacy en integriteit van de gegevens. Dit onderdeel is voornamelijk belangrijk voor organisaties die gevoelige en bijzondere persoonsgegevens verwerken.

Worden gegevens doorgegeven aan een derde land of internationale organisatie?

Indien persoonsgegevens worden doorgegeven aan ontvangers buiten de Europese Unie, moet dit in het verwerkingsregister worden vermeld. Het is belangrijk om de landen of internationale organisaties waaraan de gegevens worden doorgegeven te specificeren, evenals de passende waarborgen die zijn getroffen om de bescherming van de gegevens te garanderen bij dergelijke doorgifte van persoonlijke gegevens.

Niet verplichte onderdelen, maar wel verstandig om op te nemen

Sommige onderdelen zijn niet wettelijk verplicht om op te nemen in een verwerkingsregister, maar het kan toch verstandig zijn om ze toe te voegen. Deze aanvullende informatie kan helpen om een beter inzicht te krijgen in de verwerking van persoonsgegevens en om aan te tonen dat de organisatie verantwoordelijk en transparant omgaat met privacy gegevens.

Op basis van welke grondslag verwerk je de gegevens?

Het vastleggen van de juridische grondslag voor de verwerking van persoonsgegevens is een belangrijk aspect van de AVG, hoewel dit niet expliciet als verplicht onderdeel in het register wordt genoemd.

Door de grondslag te documenteren, zoals toestemming van de betrokkene of een wettelijke verplichting, toont een organisatie aan dat haar gegevensverwerking gerechtvaardigd is. Dit draagt bij aan de geloofwaardigheid en verantwoording van de organisatie en kan van cruciaal belang zijn in het geval van geschillen of controles door toezichthouders.

Waarom kies je voor Ligo?

Direct starten

Opgesteld door advocaten

Ligo’s contracten en taken zijn ontwikkeld door advocaten. Zo ben jij verzekerd dat alles juridisch correct is.

Advanced e-signing

Juridisch bindende digitale handtekeningen die voldoen aan het eIDAS Advanced-beveiligingsniveau.

Alle zakelijke contracten

Zorgeloos zaken doen met keuze uit 100+ contracten templates in NL en EN die je met slimme software op maat maakt.

Legal to-do’s geautomatiseerd

Mis geen juridische verplichtingen met een legal assistant in je broekzak die aangeeft wanneer, je wat moet doen en hoe.

Hoe moet ik het verwerkingsregister bijhouden?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) stelt geen specifieke eisen aan de vorm of methode waarop een verwerkingsregister moet worden bijgehouden. Dit biedt organisaties de flexibiliteit om het register te beheren op een manier die het beste past bij hun operaties en behoeften.

Dit kan variëren van eenvoudige Excel-bestanden tot geavanceerde online tools of software. Hieronder staan enkele manieren waarop organisaties hun verwerkingsregister kunnen bijhouden:

  • Excel-bestand of spreadsheet: een eenvoudige en toegankelijke manier om gegevens te ordenen en bij te houden, geschikt voor kleinere organisaties of voor diegenen die beginnen met de opbouw van hun register.
  • Speciale software: er zijn diverse software oplossingen beschikbaar die speciaal zijn ontworpen om te helpen bij het beheren van verwerkingsregisters. Deze kunnen extra functionaliteiten bieden zoals automatische updates, herinneringen en geïntegreerde compliance checks.
  • Online tools: online platforms kunnen een meer dynamische en toegankelijke manier bieden voor het beheer van verwerkingsregisters, vooral handig voor organisaties met meerdere gebruikers of afdelingen.
  • Maatwerkoplossingen: grotere organisaties of die met complexe gegevensverwerking activiteiten kunnen kiezen voor maatwerkoplossingen die zijn aangepast aan hun specifieke behoeften en processen.

Ongeacht de gekozen methode is het belangrijk dat het verwerkingsregister accuraat, up-to-date en toegankelijk is voor relevante partijen binnen de organisatie.

Wat kan er gebeuren als ik de AVG niet naleef?

Het niet naleven van de AVG kan aanzienlijke gevolgen hebben voor organisaties. Deze kunnen variëren van reputatieschade tot aanzienlijke financiële boetes. Het correct bijhouden en opstellen van een verwerkingsregister (voor organisaties die verplicht zijn om dit te doen) is een essentieel onderdeel om te voldoen aan de AVG richtlijnen.

Het is van cruciaal belang voor organisaties om de AVG-richtlijnen serieus te nemen en ervoor te zorgen dat alle verwerkingsactiviteiten van persoonsgegevens in overeenstemming zijn met de wetgeving.

Wendy Bogers
Laatste berichten van Wendy Bogers (alles zien)