Laatst geüpdatet op maart 1, 2024

Een privacyverklaring is niet alleen een wettelijke vereiste, maar ook een cruciaal onderdeel van het opbouwen van vertrouwen met je klanten. Of je nu een klein bedrijf runt of een grote onderneming, het is essentieel om goed geïnformeerd te zijn over de inhoud en vereisten van een effectieve privacyverklaring.

Wat is een privacyverklaring?

Een privacyverklaring, ook wel bekend als een privacystatement, is een document waarin wordt uitgelegd hoe een organisatie persoonsgegevens verzamelt, gebruikt, deelt en beschermt. Deze verklaring is een directe communicatie naar je klanten en bezoekers over hoe je met hun persoonlijke gegevens omgaat.

Het doel van een privacyverklaring is om transparantie en duidelijkheid te bieden, en om te voldoen aan de privacywetgeving zoals de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). De AVG stelt ook specifieke eisen waaraan een privacyverklaring moet voldoen. Deze eisen hebben betrekking tot de inhoud, toegankelijkheid en duidelijkheid van de informatie die is opgenomen in de verklaring.

Is een privacyverklaring verplicht?

Ja, een privacyverklaring is wettelijk verplicht voor alle organisaties die persoonsgegevens verwerken. Dit is vastgelegd in de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), de Europese privacywetgeving.

De verplichting houdt in dat je zowel nieuwe als bestaande klanten duidelijk moet informeren over jouw privacybeleid. Dit kan via een online privacyverklaring of een ander effectief communicatiemiddel, zolang de informatie maar toegankelijk en begrijpelijk is voor de klant.

Wat moet er in een privacyverklaring staan?

In een privacyverklaring wordt beschreven hoe een organisatie omgaat met persoonlijke gegevens van gebruikers. De exacte inhoud van een privacyverklaring kan variëren afhankelijk van de aard van de organisatie en de specifieke gegevensverwerkingsactiviteiten, maar over het algemeen zou een privacyverklaring de volgende elementen moeten bevatten:

  • Naam en contactgegevens van de verwerkingsverantwoordelijke, oftewel de organisatie die beslist hoe en waarom persoonsgegevens worden gebruikt.
  • Naam en contactgegevens van de Functionaris voor Gegevensbescherming (indien van toepassing).
  • De wettelijke grondslag voor het verwerken van persoonsgegevens, oftewel het doel van het verwerken van de gegevens.
  • De ontvangers of categorieën van ontvangers van de persoonsgegevens.
  • Informatie over de doorgifte van gegevens buiten de EU (indien van toepassing).
  • De bewaartermijn van de persoonsgegevens.
  • De rechten van betrokkenen, zoals het recht op inzage, correctie en verwijdering van hun persoonsgegevens.
  • Het recht van een betrokkene om de gegeven toestemming te allen tijde in te kunnen trekken.
  • Waar men een klacht kan indienen over de verwerking van persoonsgegevens.
  • Of en waarom het verstrekken van persoonsgegevens verplicht is, en wat de gevolgen zijn als deze niet worden verstrekt.
  • Of en hoe er gebruik wordt gemaakt van geautomatiseerde besluitvorming, inclusief profilering, en relevante informatie over de logica hierachter.
  • De bron van de persoonsgegevens als deze niet direct van de betrokkene zijn verkregen, maar bijvoorbeeld via een andere organisatie.

Waarom kies je voor Ligo?

Direct starten

Opgesteld door advocaten

Ligo’s contracten en taken zijn ontwikkeld door advocaten. Zo ben jij verzekerd dat alles juridisch correct is.

Advanced e-signing

Juridisch bindende digitale handtekeningen die voldoen aan het eIDAS Advanced-beveiligingsniveau.

Alle zakelijke contracten

Zorgeloos zaken doen met keuze uit 100+ contracten templates in NL en EN die je met slimme software op maat maakt.

Legal to-do’s geautomatiseerd

Mis geen juridische verplichtingen met een legal assistant in je broekzak die aangeeft wanneer, je wat moet doen en hoe.

Je kent Ligo van

Zorg ervoor dat de privacyverklaring toegankelijk is

Het is cruciaal dat je privacyverklaring niet alleen volledig is, maar ook toegankelijk en begrijpelijk is voor iedereen die het leest. Hier zijn enkele manieren om dit te bereiken:

  • Publiceer de privacyverklaring op een duidelijke plek op je website.
  • Zorg ervoor dat de taal helder en eenvoudig is, vrij van complex juridisch jargon.
  • Overweeg het gebruik van een ‘gelaagde’ benadering, waarbij basisinformatie direct zichtbaar is, met links naar meer gedetailleerde secties.

Publiceer een online privacyverklaring

De meest effectieve manier om je privacyverklaring toegankelijk te maken, is door deze online te publiceren. Plaats de verklaring op een duidelijke en eenvoudig te bereiken plek op je website, zoals in de footer of in het menu. Zorg ervoor dat de verklaring vanaf elke pagina van de website bereikbaar is, zodat bezoekers deze gemakkelijk kunnen vinden en lezen.

Gebruik duidelijke en begrijpelijke taal

Het is essentieel dat je privacyverklaring geschreven is in duidelijke, eenvoudige taal, zodat iedereen het kan begrijpen, ongeacht hun juridische kennis. Vermijd complexe juridische termen en gebruik alledaagse taal. Een goed begrip van de privacyverklaring helpt bij het opbouwen van vertrouwen tussen jou en de gebruiker of klant.

Ligo tip: stel de woordkeuze, toon en stijl van de informatie in de privacyverklaring aan op de doelgroep waarop jij je richt met jouw producten of diensten. Richt je jezelf op een jongere doelgroep, of je weet dat kinderen gebruik maken van jouw diensten? Dan is het belangrijk om ervoor te zorgen dat de informatie voor hen makkelijk te begrijpen is.

Stel een ‘gelaagde’ privacyverklaring op

Een ‘gelaagde’ privacyverklaring is een manier om complexe informatie overzichtelijk en toegankelijk te maken. Begin met een beknopte samenvatting van de belangrijkste punten en bied vervolgens links of verwijzingen naar meer gedetailleerde informatie.

Op deze manier kunnen gebruikers snel de informatie vinden die voor hen het meest relevant is, terwijl ze ook de optie hebben om dieper in de details te duiken indien gewenst.

Ligo tip: maak gebruik van links naar gedetailleerde informatie pagina’s of video’s om de lezer beter te kunnen informeren over specifieke gedeeltes in de privacyverklaring. Het gebruik van iconen of pop-up vensters kan ook bijdragen aan het verduidelijken van de informatie in de privacyverklaring, zonder dat de begrijpelijkheid van de informatie in de verklaring in het geding komt.

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) controleert het privacybeleid

De Autoriteit Persoonsgegevens (AP) is de Nederlandse toezichthouder op het gebied van privacy. Zij zijn verantwoordelijk voor het handhaven van de AVG en controleren of organisaties zich houden aan de privacywetgeving.

Dit betekent dat jouw privacyverklaring en de manier waarop je persoonsgegevens verwerkt, kunnen worden gecontroleerd door de AP. Het is belangrijk om te zorgen dat je privacybeleid niet alleen aanwezig, maar ook actueel is, en in overeenstemming met de AVG richtlijnen.

Elk bedrijf heeft een plan

  • Veilig documenten opslaan
  • Geautomatiseerde juridische assistent
  • 7 dagen per week support
  • Onbeperkt juridische documenten templates
Bekijk de voordelen

Wat als je niet voldoet aan de privacywetgeving (AVG)?

Niet voldoen aan de AVG kan leiden tot ernstige gevolgen. Organisaties die de regels overtreden kunnen te maken krijgen met hoge boetes, die kunnen oplopen tot miljoenen euro’s.

Daarnaast kan het niet naleven van de AVG ook schade toebrengen aan je reputatie, wat kan leiden tot verlies van vertrouwen bij klanten en partners. Het is daarom cruciaal om ervoor te zorgen dat jouw organisatie volledig voldoet aan de AVG, waarbij het hebben van een duidelijke en correcte privacyverklaring een vereiste is.

Wendy Bogers
Laatste berichten van Wendy Bogers (alles zien)